威芳公司数字档案安全管理办法

威芳公司数字档案安全管理办法

2020-10-25  

企业生产经营活动体现的是人才流动，资金流，物流和信息流，公司管理除了常规人财物的管理外，还存在特别重要的一方面就是数据信息流管理，公司生产经营活动中形成的数据信息档案（以下简称数据档案）是公司的重要无形资产，是公司实现长期快速发展的基础，为此本公司制定数字档案安全管理办法如下：

一、 公司数字档案管理的管理架构

公司数字档案管理有总经理直接领导，办公室全权负责，办公室有软件和硬件数字档案专业管理员，处理日常事务，保证公司软件和硬件数字档案和生产经营活动正常运营。

公司成立数字档案管理领导小组成员，有总经理、各部门负责人和办公室数字档案专业管理员组成，公司成数字档案管理领导小组每年二次及以上会议，进行研究，布置，检查，鉴定，总结数字档案和管理。

二、 公司数字档案主要内容

公司数字档案是生产经营活动运用形成的数据信息，至少包括：

1.公司章程、公司合同、公司股东大会资料，董事会会议记录等；

2.公司党组织、工会、妇联、关工委等党群团资料；

3.公司管理制度、管理流程、岗位责任制、操作规程，各种通知决定，员工手册；

4.公司参与或参加的相关协会、公益活动（含社会责任报告等）记录资料；

5.所有公司收发文件文本或扫描件；

6.员工招聘、录取、培训、使用、考核、奖惩、离职资料；

7.公司精神文明建设包括员工活动记录；

8.公司（至少包括备份邮箱，业务员、办公室邮箱）收发的邮件；

9.全部合同（至少包括业务，广告启示）；

10.公司财务、核算、纳税、产品款式图、工艺单、确认意见、面辅料资料，开发计划；

11.成本预决算，报价招投标内容，单耗表图、采购计划，发放结算表；

12.生产、质量、消防、安全、保卫、防灾、环境保护等管理进行的计划、 实施、控制、检查、总结资料；

三、 公司数字档案主要形式

 公司数字档案主要形式有公司数字档案内容的至少包括：

来自实物、网站、新媒体的数字文本、扫描件、图片、视频、录音等 。

四、 公司数字档案实施安全保护方案：分成四重安全三个频率备份保障。

（一）四重安全备份

1、 云保护，开启百度云的自动备份功能；

2、 硬盘保护，用专门的硬盘进行公司的资料拷贝；

3、 服务器互为备份

目前公司服务器分为三个：国贸部服务器A、其他业务服务器B、行政服务器C（为方便说明下面简称为服务 器A、B、C）

在A服务器内进行B、C服务器的资料备份,在B服务器内进行A服务器的资料备份, 在C服务器内进行A服务器的资料备份。

4、 员工加强自身信息安全意识

员工对服务器上自己使用的数据应做到自己电脑内也留有数据的备份。

公司员工对自己使用的电脑都要定期进行病毒查杀（建议一周一次，由各部门经理负责提醒并检查是否落实到位）

（二）三个频率备份

1、 年备份，此类文档已经固定不动，一次保存即可，例如2003-2018年资料

2、 月备份， 一个月内会有部分变动，但变动不多的，例如企业证件、企业宣传等      

3、 日备份，至少做到一周备份三次，例如 日常营销 、财务报表等

五、 数字档案主要管理流程

1、 发现问题

1） 首先根据电脑出现的问题，初步判定导致这个问题的原因，并根据电脑情况上报所在部门数字档案管理成员，成员及时上报办公室，办公室将第一时间联系网管，在网管的指导下进行相应处理。

2） 针对本次电脑故障后进行故障排除总结，以避免类似故障出现。

2、 加强宣传防范意识为主

公司员工对自身使用的电脑有义务进行定期杀毒，规范电脑使用，不上可能存在病毒的网页，电脑正确开关机也能降低电脑硬件使用的故障率等。.

3、 备份

备份工作分：

员工每次备份工作职责范围内的内容到本人电脑内保存；

部门经理落实一周备份三次将部门新增内容备份到备份服务器上；

办公室数字档案管理员按年、月、周三个频率鉴别数据信息，将有归档价值的公司数据信息备份到数字档案硬盘上，每年形成一个完整的上个年度的公司数字档案内容的年度硬盘。

数据使用的安全需要全体员工共同努力才能完成。企业的数字信息安全关系着企业的长治久安，也是国家安全的组织部分。让我们共同努力，将公司数字信息和数字档案管理完善，在企业的发展进程中发挥积极推动作用。